No importa el sector al que te dediques, si tienes un negocio has de hacer un control de gastos de empresa exhaustivo (y que tengan que ver con el desempeño de tu actividad).

El control de gastos de empresa viene de la mano de la reducción de costes, para ello has de tener muy claro los gastos que generas con el fin de garantizar la supervivencia de tu negocio.

1. ¿Por qué mejorar tu sistema de control de gastos de empresa?

Si llevas a cabo la estrategia adecuada conseguirás minimizar tus gastos y maximizar tus beneficios. ¿Cuántas veces te has encontrado en algún cajón recóndito un justificante de un gasto que podrías haberte deducido en un ejercicio anterior?.

Tus tickets y facturas de gastos deben estar guardadas al menos 5 años, con sus excepciones , entre otras cosas, porque serán necesarios para justificar ante Hacienda su deducción en tus declaraciones de impuestos.

Sabemos que organizar y guardar todos estos tickets de gastos y facturas es una tarea tediosa y aburrida; sin embargo, por suerte, hoy en día existen fórmulas y herramientas que hacen este proceso mucho más sencillo y llevadero.

Por otro lado, tanto si eres autónomo como si posees una pequeña empresa, debes analizar constantemente tus gastos con detalle, entenderlos, controlarlos y efectuar cambios en base a ellos. No vale esperar a una crisis o dejarlo en segundo plano por la carga de trabajo del día a día.

2. Tipos de gastos de empresa

Aunque no siempre es fácil categorizarlos, cualquier empresa pueda clasificar sus gastos en costos o gastos variables o fijos, gastos directos e indirectos y gastos en efectivo o los que no suponen un desembolso pese a que si impactan en la economía de la empresa.

Gastos variables y gastos fijos

Son los que dependen y fluctúan con la actividad de la empresa, es decir, directamente proporcionales a la producción. Por ejemplo, materiales, materias primas, impuestos específicos, gastos laborales directos, gastos de marketing, consumo energético etc

Su propia palabra lo indica, son los gastos fijos son los gastos que una empresa va a tener si o si y que no van a variar aunque tus ventas aumenten o disminuyan. Por ejemplo son gastos fijos los gastos por alquiler, transportes, gastos financieros, etc.

Gastos directos e indirectos

Los gastos o costos directos de una empresa tienen una relación mucho más directa con el producto o servicio que los gastos indirectos.

La diferencia básica entre estos dos tipos de gastos de empresa es que los costos directos están vinculados de una manera muy directa a un producto o servicio concreto, mientras que los costos indirectos se dan en todo el proceso de producción, es decir, no se aplica a un producto o servicio concreto.

Si tu empresa proporciona un servicio, tus costes directos son los vinculados a dicho servicio y los indirectos los que no tienen que ver con el servicio concreto que prestas.

Gastos con flujo o sin flujo

También llamados costos en efectivo, los gastos de flujo, son aquellos gastos que implican un desembolso, un pago por parte de tu empresa.

Por el contrario, los costos o gastos sin flujo no implican un pago por parte de la empresa pero si impactan directamente sobre sus beneficios, por ejemplo las amortizaciones.

3. ¿Que ventajas te dará controlar los gastos de tu empresa?

Este hábito sólo te traerá beneficios, tanto tangibles (dinero) e como intangibles (tranquilidad, seguridad…). Estos son algunos de ellos:

Detectar gastos innecesarios

Una ventaja indiscutible. Si no sabes en qué gastas el dinero, no podrás evitar gastos superfluos o innecesarios.

Permite hacer un análisis mensual

Tendrás una imagen financiera de tu empresa. Verás qué está ocurriendo en caja, qué entra y qué sale, y cómo optimizar todo este flujo a corto plazo. Esto te ayudará a plantear un presupuesto de gasto mensual.

Negociarás mejor

Si eres consciente de lo que gastas y de cuánto cuestan las cosas, estarás en posición de renegociar los precios con tus proveedores para así poder ahorrar.

Evita problemas a largo plazo

Localiza aquellos gastos que son necesarios y aquellos que no lo son. A continuación, deshazte de los últimos y céntrate en que los primeros sean los más ajustados posibles. De este modo, estarás invirtiendo correctamente tu dinero y asegurando tu futuro.

Una vez visto que controlar tus gastos te aportará ventajas más que interesantes, veamos qué acciones te ayudarán a conseguirlo:

4. Consejos prácticos para mejorar el control de los gastos de tu negocio

#1 Digitaliza tus gastos

Para poder analizar tus gastos, tendrás que haberlos anotado en algún lugar primero.

Los antiguos libros de cuentas o un complicado Excel no harán que la tarea sea más llevadera; utiliza un programa de contabilidad que te permita llevar las cuentas de tu negocio de forma rápida, fácil y segura. En este deberás registrar:

Las facturas que recibes de tus proveedores.

Los tickets de compras, aunque sólo podrás hacerlo en aquellas aplicaciones que estén homologadas por todas las Agencias Tributarias españolas. De este modo, sólo tendrás que hacer una foto del ticket y subirlo al programa. Después, podrás deshacerte de él sin preocupaciones.

Cualquier otro desembolso que hagas, sea cual sea.

Una vez los tengas todos, deberás indicar siempre qué tipo de gasto es (alquiler, transporte, seguros…), a cuánto asciende y quién realiza el gasto. Estos tres datos te darán información relevante para tu negocio.

#2 Realiza un control exhaustivo y toma decisiones

Cuando tengas todos los datos actualizados y categorizados, deberás pasar a la parte de análisis y control. Para hacerlo más sencillo, vete directo al grano y revisa los siguientes aspectos:

¿Hay gastos innecesarios o superfluos? Si es así, localízalos y deshazte inmediatamente de ellos. Sé crítico y práctico en este punto.

¿Puedes abaratar algún coste? Revisa y busca aquellos que sean susceptibles de ser sustituidos por otros menos costosos, por ejemplo, costes de almacenamiento, o en los que creas que puedes conseguir una rebaja negociando con el proveedor. Compara, busca alternativas e introdúcelas.

¿Hay meses en los que los gastos se reducen y en otros en los que se incrementan? Presta especial atención a las fluctuaciones y tratar de descubrir el motivo; podrás encontrar, quizás, otra forma de reducir algún coste.

No te pierdas las 20 medidas para mejorar las finanzas de tu empresa.

#3 Aprende y haz un presupuesto

Desde el primer momento en el que fundas un negocio estás aprendiendo constantemente de los errores y mejorando. Esto se aplica, también, a tus finanzas.

En cuanto empieces a aplicar este método de control de gastos, empezarás a sacar conclusiones y aprendizajes que te ayudarán en la gestión de tu negocio y harán que este crezca.

Con todo esto, aprende a diseñar un presupuesto que te servirá como hoja de ruta a lo largo de todo el año. Para ello, calcula la media de gastos mensuales de los últimos 12 meses y analízalos de manera mensual y trimestral. Con todo esto, establece partidas y haz una previsión de los gastos.

Este presupuesto evitará la improvisación y te ayudará a conseguir tus metas, sin gastarte más dinero de lo previsto.

#4 Compara la previsión con la realidad

Cuando pase un año, recupera tu presupuesto anual y los gastos reales que se han producido en tu negocio durante el último ejercicio. ¿Se han cumplido tus previsiones? ¿Cuál ha sido la desviación?

Los presupuestos, además de para intentar cumplirlos, son útiles porque ofrecen una referencia de cómo ha sido finalmente nuestro año contable. Comparar es necesario para sacar conclusiones y mejorar. Sino, ¿para qué hemos hecho el presupuesto?

#5 Pide ayuda a un asesor

Si a pesar de todos los esfuerzos la contabilidad sigue siendo un suplicio, busca a un asesor que te ayude y haga por ti esta tarea. Él sabrá darte consejos y te acompañará, de la mano, en el crecimiento de tu negocio.

Ten en cuenta que, gracias a la tecnología en la nube, la conexión con tu gestor será mucho más eficiente que nunca, Olvídate de enviarle documentación mes a mes, pues la tendrá siempre disponible en la nube a tiempo real.

5. Conclusión

Si has conseguido implementar un sistema de control de gastos efectivo y continuado habrás conseguido:

Conocer a la perfección lo que cuesta la actividad de tu empresa.

Eliminar gastos innecesarios y tener unas cuentas más saneados.

Tomar decisiones inteligentes y basadas en datos.

Establecer márgenes de beneficio realistas y rentables.

Equilibrar el precio de venta de los servicios con respecto a los costes.

Garantizar que tus cuentas están saneadas.

Y todo ello, simplemente, creando una rutina de control y seguimiento sencilla y eficaz.